LA OFICINA QUE VIENE SERÁ LA NEOCOLABORATIVA
Quizás las implicancias que tendrá el contexto actual en las oficinas no sean tan dramáticas como se pronostica, probablemente los espacios colaborativos en lugar de extinguirse, se potencien, ya que la mayoría iremos a la oficina a trabajar en equipo, socializar y compartir conocimientos, así serán las oficinas NeoColaborativas.
En estos últimos meses, parece haber un tsunami de artículos y noticias de como nuestras oficinas se deberán adaptar después del Covid-19. Lo más probable es que debamos aprender a convivir con este virus por mucho tiempo y con ello tener más cuidados como por ejemplo, higienizar las espacios de trabajo con mayor frecuencia. Sin embargo, no debemos olvidar que antes de su llegada, el mundo de oficinas corporativas venía con su propia inercia, inspirada en los cambios culturales y la tecnología que transformaron nuestra forma de trabajar y relacionarnos, generando así configuraciones más flexibles y colaborativas, y al mismo tiempo más saludables para las personas.
Si bien el coronavirus ha puesto en stand-by la tendencia de los puestos hotdesk o no asignados que son parte del ABW (trabajo basado en la actividad), si miramos la tendencia mundial, la forma de trabajar basada en la actividad del usuario, han aumentado desde 2013 de 27% a un 41%, mientras los espacios de trabajo individual se redujeron en un 9% y casi el 70% de los colaboradores trabajar de forma remota al menos una vez a la semana. Empresas que decidieron migrar a una configuración más flexible, con diferentes configuraciones de puestos de trabajo, lograron reducir hasta un 30% de m2 arrendados totales, generando ahorros importantes de contratos, arriendos, mantenimiento, etc.
El principal desafío que las oficinas deberán superar a la vuelta del confinamiento y con la nueva normalidad, será mantener una higiene más rigurosa de los espacios, acompañado también de la flexibilidad de trabajo para los colaboradores y el distanciamiento social dentro de las oficinas. Pero no todas las medidas que tomemos a corto plazo serán sustentables en el tiempo, ya sea por el gran impacto económico que tendrían en el tiempo si se mantuviera.
Las oficinas que diseñaremos de aquí en más serán las NeoColaborativas, estas incorporan en su ADN el diseño, la higiene, la seguridad, materialidad antibacterial y la ocupación según su función y uso. En ese sentido, se proyectaran los espacios para el trabajo basado en la actividad del usuario, brindando una gran flexibilidad a los trabajadores y la posibilidad de elegir la configuración de trabajo que más se acomode a su calendario, esto se acompaña con una cultura de trabajo flexible evidentemente. Esto quiere decir que el foco se pone en los objetivos que se alcancen, siendo más sencillo incluso para el empleador medir la productividad de sus colaboradores, mientras que ellos obtienen la libertad de elegir la hora, el lugar y el momento donde trabajar o colaborar.
Se estima que el 66% de los colaboradores trabajan solos la mayor parte del tiempo, lo que nos indica la necesidad de espacios que se adapten a estas tareas. Por otro lado, un 27% se pasa colaborando con otros y en este punto podemos decir, que el 78% de las reuniones que se realizan en una oficina son de menos de 4 personas, lo que nos indica que las salas de reuniones grandes solo deben ser consideradas cuando sean estrictamente imprescindibles; en cambio, se pueden crear espacios de colaboración y áreas de concentración para mejorar la productividad y reducir las grandes superficies ocupadas por los puestos de trabajo tradicionales. Paneles divisorios pueden dividir salas grandes en otras más pequeñas y así hacer un mejor uso de los espacios.
Los espacios de la oficina NeoColaborativa contempla un balance entre el trabajo personal y la colaboración, la clave es proporcionar diversas tipologías de espacio para que los colaboradores puedan elegir. Mientras que los espacios abiertos pueden mejorar la comunicación, no funcionan correctamente para todos los tipos de tareas que se realizan.
Pequeñas habitaciones pueden proporcionar la tranquilidad necesaria para sintetizar la información y escribir un informe o responder correos importantes. La privacidad incluye la capacidad de controlar la forma en que otros tienen acceso a ti. "Aunque pueda parecer contradictorio, la investigación muestra que las interacciones informales no florecerán si las personas no eligen el momento en el cual realizarlas"(Harvard Business Review).
Para crear estos espacios colaborativos hay que tener tres puntos muy presentes.
- Considerar la actividad de la empresa y sus usuarios para creas espacios y configuraciones únicos para cada empresa.
- La tecnología que permitirá que estos espacios funcionen adecuadamente y para garantizar la más alta calidad de los trabajos realizados.
- El diseño se adaptará según las definiciones de las dos anteriores para el éxito del proyecto.
Evidentemente los espacios de cafetería serán áreas más estériles y se fragmentará para generar polos de encuentro y colaboración, evitando así las grandes aglomeraciones de personas, pero teniendo todas las comodidades para compartir un descanso con el equipo de trabajo mientras se comparte un café o una comida.
En este nuevo concepto de oficinas NeoColaborativas, también aparecerán puntos de higiene de manos en recepciones, áreas de impresión, cafeterías y puestos de trabajos, combinado con la tecnología touch-free en baños, donde todos los elementos de higiene serán con sensores infrarrojos que evitarán que los toquemos y así minimizar las posibilidades de contagio no solo del Covid-19, sino de cualquier otra enfermedad. Muchas de estas medidas o estrategias no son nuevas, pero no son masivas, por lo que tendremos que acostumbrarnos a verlas en cada una de las oficinas a las que vayamos a trabajar o simplemente a colaborar.
Los tiempos que se avecinan son tiempos difíciles que nos han obligado a cambiar de forma abrupta, pero debemos ver esta situación como una oportunidad única y potenciar nuestro entorno para ser más productivos, vivir menos estresados, compartir y disfrutar del tiempo que pasamos con familiares, amigos y colegas. Esta en nosotros lograr reinventarnos en momentos difíciles, llegó el momento de la Neocolaboración social.
Desde Living Werk te ayudamos y asesoramos en como diseñar el mejor espacio para tu negocio para sacar el mejor provecho y diseño.
Fuentes
Harvard Business Review.
Rapal Review Insights 2020
Gensler Insights and reviews.
The New York Times by Jane Margoline.